Workplace Manager (f/m/d) part-time or fulltime

Permanent employee, Full or part-time · Berlin, Germany

SUPER. SIMPLE. CIRCULA.

Circula is a Berlin-based software-as-a-service fintech that provides companies with a comprehensive expense platform for any payments made by employees.

We are a team of 130 ambitious talents obsessed with the mission to simplify finance and payroll administration, while ensuring compliance through smart automations – so employees can do their best job. With over 30 nationalities we embrace diversity and foster an inclusive culture, welcoming different perspectives and connecting people from different backgrounds.

New work is nothing new to us: We value the freedom of choosing how and where we want to work. Through trust and flexibility, we are innovative and driven for success.

Want to become a Circulator? Join us in becoming the #1 expense platform in Europe!

YOUR IMPACT AT CIRCULA

As our Workplace Manager, you will play a pivotal role in creating an exceptional office environment and fostering a thriving workplace culture. Reporting directly to our C-suite, you will drive initiatives to enhance our office spaces, provide seamless executive support, and oversee impactful projects and events. This is your opportunity to make a tangible impact on how our teams collaborate and succeed.

Office Management: You’ll oversee all operational aspects of our office, ensuring smooth day-to-day functioning, from managing supplies to aligning stakeholders. You will foster connection among Circulators by organizing small events and initiatives to encourage in-office as well as hybrid/remote collaboration.
Event Planning: You will orchestrate memorable company events like our annual kick-off, summer party, management offsites, or team meetings.
Innovation & Improvement: Beyond daily tasks, you will continuously identify ways to enhance our workplace setup and processes. From improving office layouts to automating workflows, your goal is to foster a better, more efficient work environment for all Circulators.
Executive Assistance/Project Management: Depending on your availability (part-time or full-time), you will also act as a trusted partner to our C-suite, efficiently managing meeting coordination, travel arrangements, and communication to optimize their time and focus. Additionally, you’ll take on a pivotal role as a Project Management Office (PMO), driving cross-functional initiatives and taking full ownership of high-impact projects.

YOUR TALENTS FOR CIRCULA

Qualifications:
You have 5+ years of experience as a Workplace Manager, Executive Assistant, or in a similar role, ideally in a tech company or fast-paced startup environment.
Organizational Skills: You excel at managing multiple tasks, projects, and deadlines, ensuring seamless execution without compromising on quality.
Ownership: You take initiative and deliver results independently, identifying challenges and tackling them with a solution-oriented mindset.
Collaboration: You are a team player with exceptional interpersonal skills, capable of building strong relationships with both internal and external stakeholders.
Problem Solving: Your analytical mindset enables you to break down complex challenges and develop practical solutions efficiently.
Adaptability: You thrive in dynamic environments, balancing ad hoc requests and structured responsibilities with ease.
Language: Fluent German and English skills, spoken and written, are a must.

BENEFIT WITH CIRCULA

Circula’s Benefits. Enjoy Circula's food, internet and mobility allowances of up to €200 per month on us!
Flexible working. We have a hybrid working model, a great, centrally located office in Berlin and offer home office days
Learning and Development. Use your €1500 budget for books, conferences, courses and more.
Free Urban Sports Club membership. Keep fit and healthy with the sports that you love.
Positive and open-minded. We love to socialize at team and company events. We also love pets, so your dog is always welcome too!

Sounds exciting? Check out our careers page, our blog and get an impression of our culture at #lifeatCircula!

WHAT'S NEXT?

We promise, it will be quick! Our Team Lead Talent Acquisition, Alexandra Ösze will get back to you with feedback within 2 working days. During the interview process, you will meet our team, your manager Irene van der Werf and Circula’s Co-founders, Nikolai and Roman. We encourage you to apply, even if you don't meet all the criteria.

At Circula, we promote diversity and inclusion by welcoming individuals from diverse backgrounds. We value and embrace everyone, regardless of gender, ethnicity, sexual orientation, religion, or disability.

Apply for this job

SUPER. SIMPEL. CIRCULA.

Circula ist ein Software-as-a-Service Fintech-Unternehmen, das eine intuitive Plattform für das Management von Mitarbeiterausgaben bietet. Unsere Lösung deckt die Abrechnung von Reisekosten, Spesen, Kreditkarten sowie Mitarbeiter-Benefits ab und sorgt für eine effiziente und digitale Verwaltung.

Wir sind ein Team von 130 ambitionierten Talenten, die sich darauf spezialisiert haben, die Finanz- und Lohnbuchhaltung durch smarte Automatisierungen zu vereinfachen und rechtliche Vorgaben sicherzustellen. So ermöglichen wir es Mitarbeitenden, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, ohne sich mit zeitraubender Administration aufzuhalten. Mit über 30 Nationalitäten schätzen wir Vielfalt und pflegen eine inklusive Kultur, die unterschiedliche Perspektiven fördert und Menschen mit verschiedensten Hintergründen zusammenbringt.

New Work ist für uns nichts Neues: Wir schätzen die Freiheit, zu wählen, wie und wo wir arbeiten wollen. Durch Vertrauen und Flexibilität sind wir innovativ und erfolgsorientiert.

Möchtest Du Teil des Circula Teams werden? Helfe uns, die #1 Expense Management-Plattform zu bauen!

DEIN IMPACT BEI CIRCULA

Als Workplace Manager* spielst du eine zentrale Rolle bei der Gestaltung eines außergewöhnlichen Büroumfelds und der Förderung einer dynamischen Arbeitsplatzkultur. Du berichtest direkt an unseren Vorstand und treibst Initiativen zur Verbesserung unserer Büroräume voran, unterstützt unsere Führungskräfte nahtlos und überwachst wirkungsvolle Projekte und Veranstaltungen. Dies ist deine Chance, einen spürbaren Beitrag dazu zu leisten, wie unsere Teams zusammenarbeiten und erfolgreich werden.

Büromanagement: Du beaufsichtigst alle operativen Aspekte unseres Büros und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts, von der Verwaltung der Vorräte bis zur Abstimmung mit den Verantwortlichen. Du förderst die Verbindung zwischen den Circulators, indem du kleine Veranstaltungen und Initiativen organisierst, um die Zusammenarbeit sowohl im Büro als auch an hybriden oder Remote-Standorten zu fördern.
Planung von Veranstaltungen: Du organisierst unvergessliche Firmenevents wie unser jährliches Kick-off, Sommerfest, Management Offsites oder Teammeetings.
Innovation und Optimierung: Über die täglichen Aufgaben hinaus suchst du ständig nach Möglichkeiten, unsere Arbeitsumgebung und -prozesse zu verbessern. Von der Verbesserung des Bürolayouts bis hin zur Automatisierung von Arbeitsabläufen - dein Ziel ist es, ein besseres, effizienteres Arbeitsumfeld für alle Circula Mitarbeiter zu schaffen.
Unterstützung der Geschäftsleitung/Projektmanagement: Je nach deiner Verfügbarkeit (Teilzeit oder Vollzeit) fungierst du auch als vertrauenswürdiger Partner für unsere Führungskräfte, indem du die Koordination von Meetings, Reisevorbereitungen und Kommunikation effizient managst, um deren Zeit und Konzentration zu optimieren. Darüber hinaus übernimmst du eine zentrale Rolle als Project Management Office (PMO), indem du funktionsübergreifende Initiativen vorantreibst und die volle Verantwortung für hochwirksame Projekte trägst.

DEINE STÄRKEN FÜR CIRCULA

Qualifikationen:Du hast mehr als 5 Jahre Erfahrung als Workplace Manager, Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in einem Tech-Unternehmen oder in einer schnelllebigen Startup-Umgebung.
Organisatorisches Geschick: Du zeichnest dich durch das effiziente Management mehrerer Aufgaben, Projekte und Fristen aus und sorgst für eine nahtlose Umsetzung, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
Eigenverantwortung: Du ergreifst die Initiative und lieferst eigenständig Ergebnisse, erkennst Herausforderungen und gehst sie mit einer lösungsorientierten Denkweise an.
Kollaboration: Du bist ein Teamplayer mit außergewöhnlichen zwischenmenschlichen Fähigkeiten, der in der Lage ist, enge Beziehungen zu internen und externen Partnern aufzubauen.
Problemlösungsfähigkeit: Deine analytische Denkweise versetzt dich in die Lage, komplexe Herausforderungen aufzuschlüsseln und effizient praktische Lösungen zu entwickeln.
Anpassungsfähigkeit: Du fühlst dich in einem dynamischen Umfeld wohl und schaffst mühelos den Spagat zwischen Ad-hoc-Anfragen und strukturierten Aufgaben.
Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind ein Muss.

GENIEßE CIRCULAS BENEFITS

Unsere hauseigenen Benefits. Genieße Circulas Essen-, Internet-, und Mobilitätszuschüsse in Höhe von bis zu 200 € monatlich
Flexibles Arbeiten. Entscheide selbst, wie oft du von zu Hause aus oder in einem unserer Büros in Berlin/Leipzig/Düsseldorf arbeiten möchtest. (Oder hast Du Lust auf eine Workation?)
Weiterbildung. Verwende Dein jährliches Budget von 1.500 € für Bücher, Konferenzen, Kurse und mehr.
Kostenlose Urban Sports Club-Mitgliedschaft. Halte dich mit dem Sport, den du liebst, fit und gesund.
Positiv und aufgeschlossen. Wir lieben es, bei Team- und Company-Events Kontakte zu knüpfen.

Klingt spannend? Besuche unsere Karriereseite, unseren Blog und erfahre mehr über unsere Kultur unter #lifeatCircula!

WAS PASSIERT ALS NÄCHSTES?

Es geht schnell, versprochen! Unsere Team Lead Talent Acquisition, Alexandra Ösze wird sich innerhalb von 2 Werktagen mit einer Rückmeldung bei dir melden. Während des Vorstellungsgesprächs lernst du unser Team, deine Managerin Irene van der Werf und die Gründer von Circula, Nikolai und Roman, kennen. Wir möchten dich ermutigen, dich zu bewerben, auch wenn du nicht alle Kriterien erfüllst.

Bei Circula fördern wir Vielfalt und Inklusion, indem wir Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund willkommen heißen. Wir schätzen alle Menschen, unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion oder Behinderung.

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